Assignment 5: Visit to PCU library

Hello.. Hari ini kita akan membahas bagaimana sirkulasi terjadi di perpustakaan UK Petra
Sirkulasi di Perpustakaan UK Petra memiliki beberapa layanan yaitu:
- Peminjaman
- Pengembalian
- Perpanjangan masa pinjam
- Pemesanan
- Peminjaman kunci loker

Mari kita bahas satu per satu..

Peminjaman
Peminjaman buku dilakukan dengan cara mahasiswa atau  yang akan meminjam buku membawa buku serta KTMnya menuju tempat peminjaman. Petugas akan menscan bar-code dari KTM tersebut untuk membaca dan menginputkan NRP mahasiswa secara langsung. Bila terjadi masalah terhadap alat bar-code scanner maka petugas juga dapat menginputkan secara manual NRP mahasiswa tersebut. Setelah NRP berhasil diinputkan, makan data - data mengenai mahasiswa tersebut akan muncul di layar. Petugas akan mengklik tombol borrow dan akan muncul form peminjaman.  Petugas akan menscan bar-code dari buku tersebut untuk menginputkan nomor induk dari buku tersebut. Bila yang dipinjam adalah buku, secara otomatis sistem akan menginputkan  tanggal kembalinya adalah 2 minggu dari tanggal hari ini, namun bila yang dipinjam adalah CD, petugas akan menginputkan 3 hari setelah tanggal hari ini.

Pengembalian
Petugas akan menanyakan NRP atau NIPdari orang yang akan mengembalikan buku dan menginputkannya ke dalam sistem. Sistem akan menampilkan data - data mahasiswa tersebut beserta buku yang dipinjamnya. Petugas akan mencocokkan judul dari buku yang dipinjam beserta nomor induknya lalu mengklik tombol return yang sesuai dengan baris judul buku yang sedang dicocokkan. Proses akan diulang sampai semua buku telah diproses untuk pengembalian.

Perpanjangan Masa Pinjam
Petugas akan menanyakan NRP atau NIP dari yang akan mengembalikan buku dan menginputkannya ke dalam sistem. Sistem akan menampilkan data - data mahasiswa tersebut beserta buku yang dipinjamnya. Petugas akan mencocokkan judul dari buku yang dipinjam beserta nomor induknya lalu mengklik tombol perpanjangan peminjaman. Sistem secara default akan menambahkan 7 hari dari tanggal hari ini untuk field tanggal kembali. Lalu buku diberikan kembali ke mahasiswa. Batas perpanjangan masa pinjam buku adalah dua kali.

Pemesanan
Pemesanan buku akan dilakukan jika ada buku yang mau dipinjam, namun buku tersebut sedang dipinjam orang lain. Bila ada buku yang telah dipesan, maka orang yang sedang meminjamnya tidak bisa memperpanjang masa pinjamnya lagi. Pemesanan buku dilakukan dengan cara pemesan mengisi form pemesanan. Isi form pemesanan adalah NRP / NIP pemesan beserta buku yang akan dipesan. Pemesan lalu memberikan form tersebut kepada petugas. Petugas memasukkan NRP / NIP dan sistem akan menampilkan data dari peminjam tersebut. Petugas mengklik tombol pemesanan dan memasukkan nomor induk dari buku - buku yang akan dipesan tersebut. Bila peminjam mengembalikan buku tersebut, buku tersebut akan ditaruh di rak khusus untuk buku yang dipesan di counter peminjaman. Pemesan akan diberitahukan bahwa buku tersebut sudah tersedia melalui e-mail akun UKPnya. Bila buku yang dipesan tidak diambil dalam waktu 1 minggu, petugas akan mengembalikan buku tersebut ke rak sesuai dengan aturan call number.

Peminjaman Kunci Loker
Pengunjung perpustakaan tidak diijinkan untuk membawa tas mereka ke dalam perpustakaan UK Petra. Oleh karena itu, perpustakaan UK Petra menyediakan tempat penyimpanan di loker untuk menyimpan tas serta barang mereka. Proses ini diawali dengan pengunjung memberikan kartu identitas mereka ke counter peminjaman loker. Petugas akan memberikan kunci loker dan menyimpan kartu identitas tersebut ke suatu wadah penyimpanan kartu yang memiliki nomor yang sama dengan nomor kunci lokernya. Kunci loker dapat dibawa pengunjung masuk ke dalam perpustakaan UK Petra. Jika pengunjung telah selesai melakukan aktifitasnya di perpustakaan UK Petra, pengunjung dapat mengambil kembali barang- barangnya dari dalam loker lalu mengembalikan kuncinya ke counter peminjaman kunci. Petugas akan mengambil kartu identitas yang wadahnya sesuai dengan nomor kunci loker tersebut.


Lalu, apa saja permasalahan terjadi di perpustakaan UKP? Apa juga inovasi yang dapat dilakukan?

Permasalahan yang terjadi di bagian sirkulasi perpustakaan UK Petra

• Banyak pengunjung yang mengaku sebagai alumni UK Petra (alumni UK Petra dapat masuk secara gratis)
• Gangguan disaat server perpustakaan mati, sistem peminjaman dan pengembalian dilakukan manual.

 Inovasi

• Memasang alat detektor yang akan mendeteksi buku yang dibawa keluar tanpa melakukan proses peminjaman
• Membuat roll pada meja peminjaman untuk mengurangi kemacetan antrian
• Form pemesanan buku secara online 
• Peminjaman dan pengembalian dapat dilakukan sendiri 
• Private account